一、何為辦公費：
不得不說(shuō)，辦公費占據商貿企業(yè)支出的頭把交椅，所以管控辦公費用的支出，規范其報銷(xiāo)流程，在商貿企業(yè)中顯得非常重要。
所謂辦公費用是指企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中為業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的合理需要而發(fā)生的辦公費、圖書(shū)資料費、印刷費、郵電費、通訊費、辦公車(chē)輛路橋費以及購買(mǎi)經(jīng)營(yíng)用票據等支出，也包括自動(dòng)化辦公的打印紙、碳粉、計算器等辦公用品。
在實(shí)務(wù)中，企業(yè)應制定辦公費管理辦法，明確辦公費采購管理、領(lǐng)用管理、報銷(xiāo)管理等規定。
沃爾瑪多年來(lái)，將辦公費支出控制在年營(yíng)業(yè)收入的2%內，被很多企業(yè)奉為經(jīng)典，但研究其具體核算范圍，顯然與國內企業(yè)不一致，因為沃爾瑪的辦公費用是包括了行政部門(mén)人員的薪酬及招待費的。所以國內企業(yè)如果按2%這一標準，很顯然不符合實(shí)際，根據多年來(lái)的總結，國內企業(yè)的辦公用品費用支出應控制在營(yíng)業(yè)收入的0.5%內屬比較正常。
為了理清辦公費用的核算范圍及規范的核算，優(yōu)化其流程，探討在管控及稅務(wù)處理中的誤區及盲區，現根據自已的體會(huì )及經(jīng)驗，來(lái)談?wù)勛砸训膸c(diǎn)看法，希望能對大家有所幫助。
二、辦公費用的核算范圍
在辦公費的范圍上，不論是財務(wù)會(huì )計制度還是新舊稅法都未給予準確的界定。在經(jīng)營(yíng)管理實(shí)踐中，辦公費具體范圍包括:
1、因企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要而發(fā)生的辦公文具，如鋼筆、墨水、計算器等；
2、因企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要而發(fā)生的資料性質(zhì)支出，比如圖書(shū)資料費、印刷費、報刊雜志等;
3、因企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要而通訊類(lèi)支出，比如郵寄費、電話(huà)費、電視費以及相關(guān)安裝費用等;
4、因企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要而與自動(dòng)化辦公相關(guān)耗材支出，比如打印紙、碳粉、墨盒等；
5、因企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要而發(fā)生購買(mǎi)票據支出，比如發(fā)票購買(mǎi)、經(jīng)營(yíng)用單據購買(mǎi)等。
三、辦公費會(huì )計核算
按照企業(yè)會(huì )計制度及其相關(guān)規定，企業(yè)實(shí)際發(fā)生的辦公費支出，應當在實(shí)際發(fā)生時(shí)根據實(shí)際發(fā)生額計入當期損益或者相關(guān)資產(chǎn)成本。企業(yè)以自產(chǎn)產(chǎn)品作為辦公用品使用，應當按照公允價(jià)值計量。實(shí)際會(huì )計核算中，按照職工提供服務(wù)的受益對象，進(jìn)行分攤列入。發(fā)生時(shí)，借記基本生產(chǎn)成本-辦公費、輔助生產(chǎn)成本-辦公費、制造費用-辦公費、管理費用-辦公費、銷(xiāo)售費用-辦公費、在建工程-辦公費等科目，貸記現金、銀行存款；涉及進(jìn)項稅額的，該部分進(jìn)項稅額列支應交增值稅-進(jìn)項稅額。
四、實(shí)際會(huì )計核算過(guò)程中面臨的特殊情況。
1、自行生產(chǎn)或經(jīng)過(guò)委托加工辦公用品，對企業(yè)的形象、產(chǎn)品有標記及宣傳作用的，也可作為業(yè)務(wù)宣傳費。企業(yè)因業(yè)務(wù)洽談會(huì )、展覽會(huì )的辦公費用應作為業(yè)務(wù)宣傳費；企業(yè)在搞促銷(xiāo)活動(dòng)時(shí)贈送給顧客的禮品,作為業(yè)務(wù)宣傳費。
2、按照《關(guān)于企業(yè)職工教育經(jīng)費提取與使用管理的意見(jiàn)》的通知》規定，員工培訓學(xué)習使用的辦公費支出按照教育經(jīng)費管理相關(guān)制度，應列支職工教育經(jīng)費；
3、企業(yè)自辦食堂、浴室等福利機構的管理人員辦公費支出，應列支福利費支出；
4、企業(yè)管理人員在賓館開(kāi)會(huì )發(fā)生的辦公費應列入會(huì )議費；
5、企業(yè)開(kāi)董事會(huì )發(fā)生的辦公費,應列入董事會(huì )會(huì )費；
6、企業(yè)直接發(fā)放給職工個(gè)人的通訊費補助、電話(huà)卡類(lèi)應進(jìn)入薪酬項目核算。
五、有關(guān)辦公費列支的稅收政策
第一、有關(guān)增值稅抵扣政策
辦公費支出屬企業(yè)目與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的支出，允許抵扣。但列支渠道為福利費的辦公費用支出不允許抵扣，需作進(jìn)項稅額轉出。
第二、有關(guān)所得稅扣除政策規定
1、辦公費支出屬企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)支出，可是在企業(yè)所得稅扣除，但計入職工福利會(huì )，職工教育經(jīng)費的，業(yè)務(wù)宣傳費的、業(yè)務(wù)招待費的均應在稅前進(jìn)行限額扣除。
2、辦公費支出一定要注重與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的相關(guān)性和合理性把握，當稅務(wù)機關(guān)提出異議時(shí)，一定能提供充足的證據進(jìn)行佐證。
第三、有關(guān)個(gè)人所得稅規定
1、個(gè)人因公務(wù)用車(chē)和通訊制度改革而取得的公務(wù)用車(chē)、通訊補貼收人，扣除一定標準的公務(wù)費用后，按照工資、薪金所得項目計征個(gè)人所得稅。按月發(fā)放的，并入當月工資、薪金所得計征個(gè)人所得稅；不按月發(fā)放的，分解到所屬月份并與該月份工資、薪金所得合并后計征個(gè)人所得稅。標準各個(gè)省不一樣。
第四、有關(guān)辦公費用支出稅前扣除憑證問(wèn)題
總的來(lái)說(shuō)，真實(shí)發(fā)生的符合稅前扣除項目規定的各項成本費用支出，應取得足以證明該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)確屬已經(jīng)發(fā)生的適當憑證，方可在企業(yè)所得稅前扣除。必須具備以下幾個(gè)要素條件
1、管理制度必須要健全，報銷(xiāo)范圍和標準要合理。
2、報銷(xiāo)原始憑證管理要規定，按照財政部《會(huì )計基礎工作規范》要求規范原始憑證的管理。外來(lái)原始憑證丟失或者破損嚴重無(wú)法辨認的，應當取得原開(kāi)出單位該有公章的證明，并注明原來(lái)憑證的號碼、金額和內容，由經(jīng)辦單位會(huì )計機構負責人、會(huì )計主管人員和單位負責人批準后，才能代作原始憑證。
3、財務(wù)管理要規范，重大辦公用品采購要有采購申請，報銷(xiāo)有報銷(xiāo)表單，審批有內部控制流程，內容和金額符合常規邏輯思維，不能出現天價(jià)報銷(xiāo)，或者奢侈品，不能訂購與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)無(wú)關(guān)的書(shū)籍。
4、審批要細致嚴格。國有企業(yè)辦公費報銷(xiāo)，要審核報銷(xiāo)標準、報銷(xiāo)種類(lèi)，還要注意價(jià)格標準，避免奢侈品、敏感用品進(jìn)入辦公費。
5、企業(yè)發(fā)生的采購性支出，應按照采購業(yè)務(wù)的原始憑證管理要求執行，即采購、驗收、領(lǐng)用、發(fā)票要嚴格把關(guān)，不能報銷(xiāo)采購奢侈辦公用品、高檔辦公用品等違紀違規行為。
六、有關(guān)爭議問(wèn)題探討
第一、辦公費中辦公耗材、辦公工具與物料消耗、低值易耗品的界限問(wèn)題。
辦公費支出實(shí)際很大一部分就是物料消耗、低值易耗品。物料消耗、低值易耗品按照費用性質(zhì)分類(lèi)，而辦公費是按照費用用途分類(lèi)，辦公費、物料消耗、低值易耗品并列劃分科學(xué)依據不充分，人為的因素很多，財務(wù)、紀委、審計也沒(méi)有明確的標準。但實(shí)際過(guò)程中，辦公費涉及落實(shí)中央八項規定對于企業(yè)非常敏感，紀委、審計重點(diǎn)關(guān)注事項，而物料消耗、低值易耗品相對就沒(méi)那么敏感，如果理解沖突，會(huì )涉及很多其他問(wèn)題。
第二、圖書(shū)資料費范圍問(wèn)題。
部分國有企業(yè)為落實(shí)中央八項規定，禁止報銷(xiāo)購買(mǎi)百科全書(shū)、中外名著(zhù)、古籍文獻等與工作無(wú)關(guān)的裝飾性圖書(shū)，員工的文化素養更多來(lái)自文化熏陶，而文化熏陶離不開(kāi)與工作無(wú)關(guān)的閱讀，這種規定值得探討。
第三、制度協(xié)調問(wèn)題，
各地稅務(wù)部門(mén)對機關(guān)工作人員辦公費能夠抵扣進(jìn)項稅理解不一致，容易導致企業(yè)稅負不公平，國家稅務(wù)總局應該考慮制度統一協(xié)調問(wèn)題。
第四、會(huì )計核算規定與稅法規定不一致問(wèn)題。
其實(shí)很多財務(wù)人員走入誤區，以為財務(wù)會(huì )計與稅務(wù)會(huì )計要一致，兩者很難一致。其實(shí)財務(wù)會(huì )計制度依據是《會(huì )計法》、《企業(yè)會(huì )計準則》以及相關(guān)會(huì )計核算制度；而稅務(wù)會(huì )計依據是《稅收征管法》以及各相關(guān)稅種的法規制度，兩者是通過(guò)不一致的納稅調整來(lái)解決，而不是會(huì )計核算執行稅務(wù)制度來(lái)解決。辦公費會(huì )計核算應該遵守《企業(yè)財務(wù)通則》以及企業(yè)會(huì )計核算相關(guān)制度，而不是遵守《企業(yè)所得稅法實(shí)施細則》以及相關(guān)配套制度。